Privacyverklaring

1 Wie wij zijn

Axeon Prime B.V., gevestigd te Emmen, ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 42121717, is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4 lid 7 AVG voor de verwerkingen die in deze verklaring worden beschreven.

Voor vragen over deze verklaring of over je gegevens kun je contact opnemen via info@axeonprime.com. Axeon Prime heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; gelet op de aard en omvang van de verwerkingen is dat niet verplicht.

2 Waarop deze verklaring van toepassing is

Deze verklaring geldt voor de website axeonprime.com, voor de scanpagina met daarop twee formulieren, de quickscan (asset aanbieden, met foto-upload) en het zoekprofiel (asset zoeken), en voor het klantportaal op axeonprime.com/portaal, waarin aanvragers hun uitslag inzien. Onze diensten zijn gericht op zakelijke gebruikers. Wij verwerken daarbij persoonsgegevens van contactpersonen die namens een organisatie een aanvraag doen of contact opnemen.

3 Welke gegevens wij verwerken

Bij de quickscan. Je naam, de naam van je organisatie, je e-mailadres, je telefoonnummer (optioneel), de gegevens over de asset die je invult (categorie, laatst gevoerde media, reden van vrijkomen, bijzonderheden) en de foto's die je uploadt, waaronder een foto van de tagplaat of naamplaat.

Bij het zoekprofiel. De categorie, specificaties, gewenste termijn, aantal, certificaateisen, leveringsconditie, leverlocatie en je e-mailadres.

Bij het portaal. Je naam en e-mailadres als accountgegevens, het tijdstip waarop je de gebruiksvoorwaarden accepteerde en de versie daarvan, en de inloglinks die wij per e-mail versturen en die kort geldig zijn; het portaal gebruikt geen wachtwoorden. Wijzig je je e-mailadres of vraag je verwijdering van je account aan, dan leggen wij dat verzoek met tijdstip vast.

Bij contact. De inhoud van e-mail- of telefonisch contact en de gegevens die je daarbij verstrekt.

Bij websitebezoek. Technische loggegevens, zoals IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina, voor de beveiliging en het technisch functioneren van de website.

Verborgen bestandsgegevens verwijderen wij bij het uploaden. Foto's worden bij binnenkomst opnieuw gecodeerd, waardoor locatie, tijdstip en overige cameragegevens verdwijnen voordat het bestand op onze opslag staat. Bij meegestuurde documenten maken wij de documentgegevens leeg, zoals de auteur, de gebruikte software en het oorspronkelijke bestandspad.

Foto's zijn bedoeld om assets in beeld te brengen, niet om personen in beeld te brengen. Wij vragen je geen herkenbare personen te fotograferen. Staat er toch een persoon herkenbaar op een foto, dan maken wij die persoon onherkenbaar of verwijderen wij de foto.

4 Doeleinden en grondslagen

De toestemming voor opname in de assetdatabase staat los van je aanvraag. Geef je die toestemming niet, dan heeft dat geen enkel gevolg voor de uitvoering van de quickscan of het zoekprofiel.

5 AI-analyse en menselijke beoordeling

De analyse van je foto's wordt voorbereid met AI-beeldanalyse. Een specialist beoordeelt elke uitslag voordat deze wordt vrijgegeven: AI adviseert, mens beslist. Je ontvangt geen uitslag die niet door een mens is gecontroleerd; er is geen sprake van uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolg in de zin van artikel 22 AVG.

Voor de AI-analyse versturen wij uitsluitend de foto's en de technische gegevens van de asset naar onze AI-verwerker; je naam, organisatie en contactgegevens gaan niet mee.

6 Assetdatabase, gescheiden opslag en redactie

De assetdatabase is nog niet in gebruik. Wij leggen je toestemming wel vast, maar er worden op dit moment geen foto's of scangegevens in een gedeelde database opgenomen: je materiaal wordt uitsluitend gebruikt voor je eigen aanvraag en de opvolging daarvan. Ruwe foto's staan apart en afgeschermd opgeslagen, met beperkte toegang en zonder publiek webadres.

Nemen wij de assetdatabase in gebruik, dan gebeurt dat met een redactiestap: identificatoren zoals tagnummers, serienummers en projectaanduidingen worden dan onleesbaar gemaakt of verwijderd vóór opname, en de assetdatabase bevat uitsluitend afgeleide technische kenmerken en geredigeerde beelden. Wij passen deze verklaring aan voordat het zover is.

Je contactgegevens worden nooit onderdeel van de assetdatabase en worden niet gedeeld zonder je akkoord.

7 Intrekken van toestemming

Je kunt je toestemming voor de assetdatabase op elk moment intrekken door een e-mail te sturen aan info@axeonprime.com, zonder opgaaf van reden. Wij verwijderen je foto's en scangegevens dan uit de assetdatabase en bevestigen de verwijdering per e-mail. Intrekken is even eenvoudig als geven (artikel 7 lid 3 AVG) en maakt de verwerking van vóór de intrekking niet onrechtmatig.

Wij trainen geen modellen op je beelden of scangegevens. De analyse gebeurt per aanvraag: de foto's gaan naar onze AI-verwerker voor die ene analyse en worden bij ons niet bewaard om een model mee te trainen. Er bestaan dus geen trainingsgegevens waaruit na een intrekking nog iets te verwijderen valt. Wat onze AI-verwerker zelf met de gegevens mag doen, volgt uit de verwerkersovereenkomst; zie hoofdstuk 9.

8 Bewaartermijnen

Wij bewaren gegevens niet langer dan nodig (artikel 5 lid 1 sub e AVG). Onder afronding verstaan wij het moment waarop de specialistenbeoordeling is verzonden en de opvolging van de aanvraag is beëindigd.

9 Ontvangers en verwerkers

Wij verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden, behalve met verwerkers die voor ons werken, of wanneer een wettelijke verplichting daartoe dwingt. Met alle verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst (artikel 28 AVG). Wij stellen geen harde eis aan de verwerkingslocatie, maar benoemen onze verwerkers transparant. Vindt verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaats, dan gebeurt dat uitsluitend met passende waarborgen volgens hoofdstuk V AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractsbepalingen.

Je foto's en scangegevens staan dus op onze eigen server in Amsterdam (EU); ruwe foto's staan afgeschermd en zijn alleen via kortlopende beveiligde links te bekijken. Wijzigt een verwerker of een verwerkingslocatie, dan actualiseren wij deze tabel voordat de wijziging ingaat.

10 Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking, gescheiden en afgeschermde opslag van ruwe foto's en logging van toegang. [De maatregelen worden na de bouwsprint concreet benoemd.]

11 Cookies en statistieken

De website gebruikt geen tracking- of advertentiecookies. Eventuele statistieken worden cookieloos verzameld, zonder gegevens die tot je herleidbaar zijn. Willen wij in de toekomst analytics of vergelijkbare technieken inzetten waarvoor toestemming nodig is (artikel 11.7a Telecommunicatiewet), dan vragen wij die toestemming vooraf en passen wij deze verklaring aan.

12 Je rechten

Je hebt het recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid van gegevens en bezwaar (artikelen 15 tot en met 21 AVG). Daarnaast kun je een gegeven toestemming altijd intrekken.

Je kunt je verzoek richten aan info@axeonprime.com. Wij kunnen je vragen je identiteit aannemelijk te maken voordat wij een verzoek uitvoeren. Wij reageren binnen een maand (artikel 12 lid 3 AVG). Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

13 Wijzigingen van deze verklaring

Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld bij wijzigingen in onze diensten of verwerkers. De actuele versie staat altijd op de website, met de datum van de laatste wijziging. Bij wezenlijke wijzigingen die lopende aanvragen raken informeren wij je per e-mail.